Müssen Ihre Mitarbeiter auch nach Geschäftsschluss noch erreichbar sein?

Nach Geschäftsschluss

Ständig „online“ zu sein, hat in der heutigen Zeit ein Arbeitsumfeld geschaffen, das es für Sie möglich macht, rund um die Uhr für Ihre Kunden erreichbar zu sein.

Vor allem bei Ihrem eigenen Unternehmen gibt es immer etwas zu tun, selbst nach Feierabend. Falls Sie einmal nicht vor Ort sind, wäre es dennoch gut zu wissen, dass für alles gesorgt ist.

Natürlich ist es kundenorientierter, wenn ein Mitarbeiter die Anrufe persönlich entgegen nimmt – aber gerade wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, haben Sie vielleicht nicht immer ausreichend Mitarbeiter, die sich darüber hinaus auch nicht nur ausschließlich um das Telefon kümmern können.

In einer perfekten Welt hätten Sie deswegen jemanden, der immer erreichbar ist. Da dies aber nahezu unmöglich ist, ist es von Vorteil, wenn Anrufe auch nach Geschäftsschluss von einem Mitarbeiter entgegengenommen werden können, der Ihr Unternehmen in Ihrer Abwesenheit managt – auch wenn Sie als Kleinunternehmer dennoch erreichbar sein sollen, wenn Hilfe gebraucht wird.

Ferienzeit

Wenn an Weihnachten oder Ostern das gesamte Büro geschlossen ist, wäre es trotzdem gut, wenn sich ein Mitarbeiter weiterhin um eingehende Anrufe kümmern könnte – vor allem, wenn dieser seine Aufgaben von zu Hause aus erledigen kann, wann immer er gebraucht wird.

Sie als Unternehmer müssen sich dann auch keine Gedanken wegen Ihres Urlaubs machen – es ist immer ein Mitarbeiter im Einsatz, der sich um Ihr Unternehmen kümmert.

Ein Empfangsmitarbeiter außerhalb der Geschäftszeiten

Der übliche Geschäftsschluss vieler Unternehmen liegt meist bei 17 Uhr.  Dennoch benötigen auch Kunden Unterstützung, die sich selbst erst nach dem eigenen Dienstschluss melden können.

Auch wenn wir in der heutigen Zeit in einer technisierten Welt leben, sind sich die meisten Menschen einig, dass Sie einen persönlichen Ansprechpartner jedem Anrufbeantworter vorziehen würden.

Ihre Kunden werden diesen Service sehr zu schätzen wissen.

Eine Telefonzentrale kann eingehende Anrufe problemlos nach Geschäftsschluss oder vor dem nächsten Arbeitstag aufnehmen. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Ihre Kunden auch in dieser Zeit gut betreut sind und Sie selbst können bei einem Notfall immer sofort informiert werden.

Bei kleinem Budget behelfen Sie sich ganz einfach mit einem Empfangsmitarbeiter in Rufbereitschaft, der sich auch von zu Hause aus professionell um Ihr Business kümmert – ohne durch geschäftiges Bürotreiben gestört zu werden, um sich voll auf seine  Aufgabe konzentrieren zu können.

Für ein Start-Up Unternehmen ist diese Möglichkeit eine erschwingliche Lösung.

Die wichtigste Frage bleibt jedoch bestehen:

Müssen Ihre Kunden auch nach Dienstschluss noch kontaktiert werden?
Dieses Verhalten erweckt oft den Eindruck, dass Sie zu jeder Zeit für Ihre Kunden erreichbar sind  – auch außerhalb der Geschäftszeiten.

Hier einige Tipps, um dem vorzubeugen:

Wie verhalte ich mich bei einem Notfall?

Zuerst einmal müssen Sie Ihre Kunden ganz genau kennen – das schließt auch innere Strukturen der jeweiligen Firma mit ein. Arbeiten Sie beispielsweise mit einem Unternehmen zusammen, das träge Strukturen im Arbeitsablauf aufweist, stellen Sie sicher, dass Sie nicht durch ein Problem in letzter Minute ausgebremst werden.

In bestimmten Berufszweigen, wie beispielsweise bei Immobilienmaklern sind Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten allerdings die Regel – stellen Sie in jedem Fall sicher, dass solche Anrufe nur in Notfällen stattfinden und Sie in alle anderen Situationen nur per Mail erreichbar sind.

Gibt es eine Alternative?

Ja, gibt es. Das Rotationsprinzip ist ein guter Anfang. Für dringende Notfälle außerhalb der Geschäftszeiten können Anrufe somit von Ihren Mitarbeitern aufgefangen werden, ohne dass Sie eine zusätzliche Kraft einstellen müssen oder, wenn Sie im Moment nicht über die entsprechenden Mittel verfügen.

Etablieren festgelegter Arbeitszeiten

Auch wenn manche Anrufe in Notfällen nicht vermieden werden können, so ist es dennoch sinnvoll,  Ihre Kunden freundlich auf die Geschäftszeiten hinzuweisen – oder Sie planen zusätzliche Arbeitsstunden für besondere Projekte im Voraus ein.

Die geschäftliche Nutzung Ihres privaten Handys ist ebenfalls nicht zu empfehlen, da hier wieder der Eindruck entsteht, Sie wären jederzeit für Ihre Kunden erreichbar – denn bitte denken Sie an die goldene Regel:  Möchten Sie selbst denn gerne mitten in der Nacht mit einem Anliegen konfrontiert werden?

Was ist das richtige Telefonsystem für mich?

Wenn Ihr Unternehmen auch Anrufe außerhalb der Arbeitszeiten entgegen nehmen muss, so brauchen Sie ein Telefonsystem, das in Ihrem Sinne arbeitet – eines, das u.a. mit einem Voicemail Tool ausgestattet ist, das Ihre Anrufe verwalten kann.

Hier gilt dasselbe Prinzip wie bei persönlich entgegen genommenen Anrufen: wenn Sie immer sofort antworten, erwarten Ihre Kunden, dass Sie immer verfügbar sind – lassen Sie doch die Voicemail für Sie arbeiten.

Eine andere sinnvolle Funktion, um Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten zu vermeiden ist die DND-Funktion (do not disturb). So können Sie Anrufe z.B. an einen erreichbaren Ansprechpartner weiterleiten, wenn Sie selbst nicht verfügbar sind.

Universe ist so ein Telefonsystem, das genau diese und noch viele weitere Funktionen besitzt.

Sie müssen sich also keine weiteren Gedanken um Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten machen – für Notfälle und andere Eventualitäten haben Sie immer noch die Universe App für Ihr Smartphone zur Verfügung.