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Müssen Ihre Mitarbeiter auch noch nach Geschäftsschluss erreichbar sein?

Tipps und Tricks, wie Sie dies vermeiden können


Freitagnachmittag – das Wochenende vor Augen – Sie wollen gerade den Arbeitsplatz verlassen, da klingelt das Telefon. Was machen Sie? Gehen Sie ran oder haben Sie jemanden, der das für Sie übernimmt?

Nach Geschäftsschluss

Ständig „online“ zu sein hat in der heuteigen Zeit ein Arbeitsumfeld erschaffen, das es für Sie unmöglich macht, nicht für rund um die Uhr für Ihre Kunden erreichbar zu sein. Gerade wenn es Ihr eigenes Unternehmen ist, können Sie nicht einfach mal Feierabend machen, es gibt immer noch etwas zu tun. Sie können auch nicht immer vor Ort sein, dennoch brauchen Sie die Gewissheit, dass für alles gesorgt wird, auch wenn Sie einmal nicht anwesend sind.

Natürlich ist es eine gute Idee, wenn jemand die Anrufe persönlich entgegen nimmt – aber gerade wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, haben Sie nicht immer ausreichend Mitarbeiter. Natürlich können Sie jemanden einstellen, der auch die Telefonate entgegen nimmt, aber oft bleiben dann andere Aufgaben liegen, weil sich diese Mitarbeiter ständig um das Telefon kümmern müssen. Ihr Fokus sollte auf Ihren Kunden liegen und wie Sie diese zufriedenstellen können.

In einer perfekten Welt brauchen Sie jemanden, der immer erreichbar ist. Da das nicht immer möglich ist, wäre jemand von Vorteil, der auch nach Geschäftsschluss die Anrufe entgegen nehmen kann, jemand der das Unternehmen managt auch wenn Sie nicht anwesend sind. Aber auch Sie als Kleinunternehmer müssen dennoch erreichbar sein wenn Hilfe gebraucht wird.

Ein Empfangsmitarbeiter außerhalb der Geschäftszeiten

Bei einem kleinen Budget können Sie sich mit einem Empfangsmitarbeiter in Rufbereitschaft behelfen. Jemand, der sich vielleicht auch Zuhause um Ihr Business auf ein professionelle Art und Weise kümmert, ohne dass er durch ein geschäftiges Bürotreiben gestört wird. Derjenige kann sich dann vollkommen auf seine Aufgabe konzentrieren. Gerade für ein Start-Up Unternehmen mit wenig Platz ist dies eine erschwingliche Lösung.

Viele Unternehmen schließen meist gegen 17:00 Uhr. Das ist eine nicht immer einfache Situation, da sich viele Kunden auch selbst immer nach dem eigenen Dienstschluss melden. Eine Telefonzentrale kann diese Anrufe nach Geschäftsschluss und auch vor dem nächsten Arbeitstag entgegen nehmen. Somit können Sie sicher sein, dass Ihre Kunden auch in dieser Zeit gut betreut werden und auch bei einem Notfall sind Sie immer informiert.

Wir waren alle schon einmal an einem Punkt, an dem wir ein Problem hatten und anstatt mit einer Person nur mit einem Anrufbeantworter sprechen konnten. Auch wenn wir in einem Technologiezeitalter leben, so möchten wir doch lieber mit jemandem persönlich sprechen.
Ihre Kunden werden solch einen persönlichen Ansprechpartner zu schätzen wissen.

Ferienzeit

Jeder braucht einmal eine Pause, aber als Chef möchte man in diesem Fall sein Unternehmen nicht schließen müssen. Selbst wenn an Weihnachten oder Ostern das gesamte Büro geschlossen ist, so soll sich trotzdem jemand um das Telefon kümmern. Ein Empfangsmitarbeiter kann von zuhause aus arbeiten, wann immer er gebraucht wird – und Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, dass sich niemand um Ihr Unternehmen kümmert, wenn Sie nicht da sind.

Weitere Vorgaben

Wenn Sie noch immer keinen zusätzlichen Mitarbeiter einstellen möchten, sollten Sie sich folgendes fragen: Müssen Ihre Kunden auch nach Dienstschluss noch kontaktiert werden? Sie arbeiten an einem Kundenprojekt und stellen fest, Sie müssten den Kunden jetzt noch nach Dienstschluss tatsächlich kontaktieren. Sollten Sie jetzt tatsächlich außerhalb der Geschäftszeiten mit dem Kunden kommunizieren? Das signalisierte dann häufig die Annahme beim Kunden, dass man Sie immer und zu jeder Zeit kontaktieren kann. Hier einige Tipps, um dieses Dilemma zu umgehen:

Wie verhalte ich mich bei einem Notfall?

Sie müssen Ihre Kunden ganz genau kennen. Wenn Sie mit einer Firma zusammen arbeiten, die etwas langsamere Strukturen aufweist, dann stellen Sie sicher, dass Sie immer Ihrer Zeit voraus sind um schnell reagieren zu können und nicht durch irgendwelche Probleme in der letzten Minute noch ausgebremst werden. In bestimmten Berufszweigen wie zum Beispiel Immobilienmakler sind Anrufe außerhalb der Geschäftszeit die Regel. Stellen Sie aber sicher, dass solche Anrufe nur in Notfällen stattfinden und Sie ansonsten per Mail erreichbar sind.

Gibt es eine Alternative

Jeder hatte schon mal ein Problem außerhalb der Geschäftszeiten, das aber dringend gelöst werden musste. Es kann für Sie sehr von Vorteil sein, jemanden zu haben, der Im Notfall erreichbar ist. Sollten Sie augenblicklich nicht über die entsprechenden Mittel verfügen, so könnten Sie sich mit einem Rotationsprinzip innerhalb Ihrer Belegschaft behelfen.

Etablieren der festgelegen Arbeitszeiten

Um Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten zu verhindern ist es meist sinnvoll, diese mit den Kunden zu besprechen. Geben Sie den Kunden aber auch die Möglichkeit, Sie dennoch in Notfällen zu erreichen oder planen Sie mit zusätzlichen Arbeitsstunden für einzelne Projekte.

Viele Mitarbeiter benutzen Ihr privates Handy auch geschäftlich. Sobald Sie diese Nummer den Kunden kommunizieren, vermittelt dies den Eindruck, dass Sie jederzeit erreichbar sind. Sollten Sie dies nicht wollen, so finden Sie einen anderen Weg, wie die Kunden mit Ihnen nach Geschäftsschluss in Kontakt treten können.

Sollten Sie zweifeln so denken Sie an die eine goldene Regel: Wie würden Ihre Kunden reagieren, wenn nachts deren Handy auf dem Nachttisch klingelt und Sie wären dran? Wenn Sie zu einer bestimmten Uhrzeit keinen Anruf haben möchten, dann tätigen Sie auch selbst keinen.

Was ist das richtige Telefonsystem für mich?

Wenn Ihr Unternehmen auch Anrufe außerhalb der Arbeitszeiten entgegen nehmen muss, so brauchen Sie ein Telefonsystem, das in Ihrem Sinne arbeitet. Sie müssen ein System mit einem Voicemail Tool und allen anderen Funktionen finden, das Ihre Anrufe verwalten kann. Manchmal erwarten die Anrufer auch gar keine Antwort – lassen Sie in diesem Fall die Voicemail für sich arbeiten. Wenn Sie immer sofort antworten, wird man von Ihnen auch erwarten, dass Sie immer verfügbar sind.

Eine weitere sinnvolle Funktion zur Vermeidung von Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten ist die DND (Do Not Disturb) Funktion. Sollten Sie diese Anrufe nicht entgegen nehmen können, aktivieren Sie die DND Funktion oder leiten den Anruf an einen erreichbaren Ansprechpartner weiter.

Universe ist ein Telefonsystem, das genau diese Funktionen besitzt. Sie müssen sich keine Gedanken mehr machen um die Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten. Sollten Sie außerhalb der Geschäftszeiten erreichbar sein müssen oder von Zuhause oder Unterwegs aus arbeiten müssen, so haben Sie immer noch die Universe App für Ihr Smartphone.

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